Le cas qui vous oblige à écrire un courrier administratif est multiple, cela peut être une demande de délai de paiement d’import, une résiliation d’un bail, une contestation de facture. Pour toutes vos démarches administratives, il est toujours de bon augure de faire garder une trace écrite de vos échanges.
L’en-tête de la lettre
Doit toujours figurer sur l’en-tête de votre lettre vos coordonnées et celui de destinataire. Pour ce dernier,
- Il faut toujours préciser le service concerné et le nom de la personne à qui vous l’adressez.
- Dans le cas contraire, mentionnez uniquement sa responsabilité au sein du service.
- Vous devez également écrire la date qui est déterminée le cas échéant. L’en-tête contient également l’objet de votre lettre pour service de référence.
Après l’objet, vous devez procéder à une petite introduction de ce qu’est l’objet de votre lettre. Cette partie doit être brève avec seulement une ou deux phrases. D’habitude, les personnes qui réceptionnent votre courrier sautent cette ligne pour arriver rapidement dans le vif du sujet. Lorsque vous énoncez votre demande, vous aurez l’occasion de détailler ce que vous voulez que ce soit pour une réclamation ou pour une demande. Intégrez également des références pour permettre à votre interlocuteur de rechercher rapidement votre dossier.
La formule de politesse et la signature
Une lettre administrative doit toujours se terminer par une formule de politesse et une signature. La première, pour ne pas se montrer trop incisive dans votre demande et la deuxième pour attester la légitimité de votre courrier.
Même si c’est pour une réclamation, le ton de votre lettre doit toujours rester poli pour éviter d’être ignoré par le réceptionniste de votre lettre. Certes, vous pouvez être fâché quand un service ne convient pas à la normale, mais ce n’est pas une raison d’insulter quelqu’un dans votre lettre. Et ce même si vous êtes dans vos bons droits.
Faire une belle mise en page
Pour faciliter la tâche de la personne qui vous lit, veillez à faire une belle mise en page de votre lettre. Mettez des espaces entre vos cordonnées. La date doit être sur la partie droite pas sur la gauche, l’objet doit commencer sur la gauche de votre lettre, si c’est trop long n’hésitez surtout pas à descendre à la ligne. Vous devez également veiller à écrire une lettre avec des phrases courtes pour une lecture facile.
Demandez une accusée de réception
Lorsqu’il s’agit d’une lettre administrative, il est toujours conseillé de demander un accusé de réception. Ce sera votre protection le moment venu et si par hasard votre lettre s’est perdue, vous pouvez le suivre grâce à cet accusé. Dans ce cas, envoyez-la toujours avec une recommandée. D’ailleurs, même si vous envoyez une lettre par email, il est également possible de demander une accusée de réception.